+7 962 450-16-17   ⋅   Ставрополь

Инструкция для бухгалтеров: что делать, когда вас много, а Экстерн один

25 мая

В Экстерне есть многопользовательский режим — это несколько сервисов, которые помогают организовать работу всего коллектива в одной учетной записи. Рассказываем, как настроить совместную работу в системе в конкретных ситуациях.

Иногда несколько бухгалтеров работают в Экстерне под «одним пользователем», а для входа в систему используют общий сертификат или логин-пароль. Или целый коллектив привязывает разные сертификаты к одному пользователю, и вся команда  работает под одним логином. В этих ситуациях все специалисты имеют одинаковый доступ к системе, то есть:

  • нельзя проверить, кто именно заполнил или изменил конкретный отчет;
  • кто угодно может поменять настройки и реквизиты, изменить данные в отчетах, а то и вовсе удалить их;
  • все имеют доступ ко всей информации, в том числе конфиденциальной.

Чтобы защитить данные учета и отчетности, а также контролировать работу сотрудников в Экстерне, настройте многопользовательский режим — каждый бухгалтер будет заходить в сервис под своей учетной записью и видеть только свои черновики и отчеты.

Давайте на примерах разберем, что именно нужно сделать, чтобы наладить удобную работу всего коллектива в Экстерне, если:

В команде несколько бухгалтеров

Если в вашей организации или бухгалтерской фирме работает несколько бухгалтеров, вам нужно создать комфортное пространство для совместной работы — чтобы работники не мешали друг другу и спокойно занимались каждый своим делом.

Шаг 1 — определите, кто является администратором вашей учетной записи

Администратор — это пользователь с расширенными правами. Он может добавлять и удалять новых пользователей и администраторов, видит все отчеты и документы, которые отправили другие сотрудники. Экстерна без администратора не бывает — им становится первый пользователь при активации Экстерна.

Шаг 2 — добавьте пользователей

Добавить пользователей может только администратор — вот подробная инструкция, как это сделать.

Количество пользователей, которое можно добавить в учетную запись, зависит от тарифа. Актуальное число пользователей, которых можно еще добавить, администратор видит в списке: Реквизиты и настройки → Многопользовательский режим → Все пользователи.

Если вы исчерпали лимит, можно докупить пользователей самостоятельно в Экстерне или через сервисный центр.

Шаг 3 — определите, чем сотрудники будут заниматься

Чтобы настроить, чем именно каждый сотрудник будет заниматься в Экстерне, администратору нужен модификатор «Разграничение прав доступа». 

С ним вы определите набор прав доступа для каждого сотрудника — перечень организаций, направления отчетности, а также доступные действия: заполнить или заполнить и подписать отчеты.

Этот модификатор входит в некоторые тарифы Экстерна — например, «Максимальный» и «Общий Плюс». Если нужно, подключить модификатор вы можете самостоятельно.

В компании есть бухгалтер и кадровик

Если в организации работают бухгалтер и кадровик, им не нужно подменять друг друга на случай отпуска или больничного, их задачи не пересекаются. Кадровику не нужны данные из всех отчетов организации, а бухгалтер не будет контролировать кадровика.

Чтобы организовать работу специалистов в этом случае, администратору учетной записи надо:

  • подключить модификатор «Разграничение прав доступа» — он поможет настроить права кадровику: закрыть доступ к работе со всеми ведомствами, кроме СФР и Росстат.
  • добавить кадровика как нового пользователя по инструкции и настроить его права.

Проверить, подключен ли у вас модификатор «Разграничение прав доступа», и оплатить его при необходимости вы можете самостоятельно в разделе Экстерна «Управление тарифом».

Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск

Иногда требуется, чтобы разные пользователи могли совместно работать над одними и теми же отчетами в Экстерне. Например, когда специалистам нужно подменять друг друга — если один работник отсутствует, другой может завершить подготовку отчета и отправить его.

Чтобы такие ситуации не выбивали коллектив из колеи, администратору учетной записи в Экстерне нужно подключить модификатор «Групповая работа» и добавить пользователей по инструкции. Вы сможете сразу добавлять новых пользователей в группы — например, для подготовки отчетности в конкретное ведомство, для отдельной организации и т.д. У всех участников группы будет общий список отчетов, над которыми они смогут работать совместно. Это позволит сотрудникам подменять друг друга в любой момент.

Подключить модификатор и докупить нужное число пользователей, если вы исчерпали лимит своего тарифа, можно онлайн в разделе «Управление тарифом».

Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает

Решение в этой ситуации зависит от того, будет ли руководитель что-то исправлять в отчетности или лишь подписывать документы.

Директор будет править отчетность и подписывать

Администратор учетной записи должен:

  • подключить модификаторы «Групповая работа» и «Разграничение прав доступа»;
  • добавить директора в многопользовательский режим по инструкции;
  • с помощью модификаторов включить директора во все нужные группы, чтобы он мог работать с отчетами, и дать ему право заполнять и подписывать отчеты во все контролирующие органы по нужным организациям.

Директор будет только подписывать отчеты

Включать директора в многопользовательский режим в этом случае не нужно, ведь для таких случаев в Экстерне есть сервис «Дистанционное подписание отчетности». С ним бухгалтер может отправлять отчеты на подпись директору, а тот не сможет ничего исправить в отчете, лишь оставить комментарии или подписать своим сертификатом.

Настроить сервис помогут инструкции, подключить его вы можете самостоятельно онлайн прямо в Экстерне.


Другие новости

13 августа

В статье ответим на популярные вопросы о ЕГАИС — для тех, кто хочет начать торговать алкоголем. Вы узнаете, можно ли не регистрироваться в системе и для чего нужны регистры и QR-код в чеке. А еще мы составили пошаговую инструкцию, как подключиться к ЕГАИС.

11 августа

Проверка даты создания компании — один из обязательных пунктов при сборе информации о контрагенте до сделки. Где посмотреть дату регистрации организации и зачем ее узнавать перед сотрудничеством с партнером, рассказывает команда Контур.Фокуса.

11 августа

Если вы уже перешли на подписание отчетности сертификатом физлица, нужно использовать электронные доверенности. В Экстерне появилась возможность подписывать отчеты в ЦБ РФ с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Рассказываем, как она работает.

10 августа

Раздел 2 ЕФС-1 с I квартала 2023 года заменяет 4-ФСС. Теперь сведения о начисленных страховых взносах предоставляются в составе ЕФС-1. Подробнее о заполнении и сдаче раздела рассказываем в этой статье.